■内容証明を出すときに窓口で行なう処理手順


事前の準備がすんだら、内容証明郵便を取り扱っている郵便局の書留を扱う窓口で、配達証明つきの発送を依頼します。


このとき、内容文書1通と謄本2通、差出人・受取人の住所・氏名が書かれた封筒を提出します。申込みを受けた窓口担当者は、その郵便物が内容証明郵便物として差し出されたことを証明する郵便認証司印が記載されたスタンプと通信日付印を押します。郵便認証司とは、総務大臣の任命により内容証明郵便の認証を行なう者です。郵便局員が任命されます。差出人は、文書と封筒を窓口の担当者から受け取った後、文書を封筒に入れ、窓口担当者の面前で封入します。封をした封筒を提出すると、郵便局の担当者から書留郵便物受領証と謄本(控え用)を受け取ることができます。書留郵便物受領証と謄本は、以降さまざまな場面で必要となるので、大切に保管しましょう。具体的には、内容証明郵便を閲覧するとき、
 または、内容証明郵便の謄本をなくしてしまい、もう一度内容証明の内容を証明してもらうときに・必要となります。
 なお、窓口には、本人以外の人が行くこともできます。その場合には、委任状や身分証明書などは一切必要ありません。
 また、内容証明郵便は、インターネットを利用して出すこともできます。これを電子内容証明(e内容証明)といい、日本郵便のWebサイトで24時間受付をしています。