■内容証明の字数制限と訂正の仕方


内容証明郵便を送るには、相手方に送付する内容文書1通と差出人および受け付けた郵便事業所が保管する謄本(内容文書を写したもの=控え用)2通の計3通の文書を作成する必要があります。


実は、相手方に送付する内容文書には文字数・行数の制限はありません。ただ、謄本には次のような制限があるため、通常は内容文書も謄本の制限に合わせ、3通とも同じ文書を作成するのです。つまり、相手方に送付する1通を作成し、2部コピーをとって郵便事業所に持っていきます。
①字数・行数の制限と字数計算
 縦書きと横書きの違いによって、文字数・行数の制限が異なります。縦書きは、1行20文字以内、1枚26行以内の1パターン、横書きは、①1行20文字以内、1枚26行以内、②1行13文字以内、1枚40行以内、③1行26文字以内、1枚20行以内の3パターンがあります。標題も1行として計算します。
 字数計算をするとき、㎡、㎏、①など、一部の記号については2文字として扱います。①や(1)のどちらも原則として2文字扱いですが、文章中以外で箇条書きにして、順序を示す意味で①や②を用いる場合には、①と②はそれぞれ1文字として扱われます。また、下線付きの字句や図形で囲った文字についても数え方が異なります。また、句読点も1文字として扱うので、行をはみ出して句読点がきたときは、次の行のはじめに句読点を送ります。
②文字または記号の訂正の仕方
 作成した内容文書の文字や記号の一部を訂正・削除する場合、修正液を使ったり、塗りつぶして書き直すことは認められません。字句を訂正・削除もしくは挿入する際には、欄外に「3行目2字削除」などのようにその文字数と箇所を記入し、差出人印を押印します。本文中の訂正・削除する箇所は、二本線を引くなどして元の字句がわかるようにしておきます。
 ただし、改ざん(たとえば、3という文字のすき間を埋めて8に変えるなど)は許されないので、実際に訂正をする場合には、差し出す郵便事業所で郵便認証司(内容証明郵便や特別送達郵便物の認証を行なう権限をもつ者)に見てもらい、指示を受けたうえで自分で訂正しましょう。